Huhtikuussa 2024 Lyyti striimasi livenä Future of Events 24 -tapahtuman selkeänä tavoitteenaan lisätä bränditunnettuutta, erityisesti päämarkkinoilla Suomessa, Ranskassa ja Ruotsissa. Tapahtumasta muodostui Lyytin historian suurin. Tässä artikkelissa tarkastellaan valintoja ja aktiviteetteja, jotka tekivät tapahtumasta menestyksen, sekä asioita, jotka olisimme voineet tehdä toisin.
Tapahtumat on jo pitkään tunnustettu tehokkaiksi markkinointityökaluiksi. Ne tarjoavat ainutlaatuisen alustan suoraan vuorovaikutukseen kohdeyleisön kanssa, tarjoten kokemuksia, jotka jättävät pysyviä muistijälkiä. Tästä syystä Lyytikin panostaa tapahtumiin, jotka ovat olleet jo vuosia yrityksen tärkein liidien lähde.
Tapahtumat ovat tehokas markkinointikeino monista syistä:
Suora vuorovaikutus: Tapahtumat mahdollistavat kasvokkain tapahtuvan vuorovaikutuksen, mikä luo vahvempia suhteita verrattuna digitaaliseen vuorovaikutukseen.
Brändikokemus: Ne tarjoavat immersiivisen kokemuksen, jonka avulla osallistujat voivat tutustua brändin arvoihin, tuotteisiin ja kulttuuriin.
Verkostoitumismahdollisuudet: Tapahtumat edistävät verkostoitumista, yhdistäen osallistujia alan asiantuntijoihin, kollegoihin ja potentiaalisiin asiakkaisiin.
Välitön palaute: Tapahtumista voi kerätä reaaliaikaista palautetta, joka auttaa organisaatioita ymmärtämään yleisönsä reaktiot ja mieltymykset.
Sisällön luominen: Tapahtumista on mahdollista tuottaa runsaasti sisältöä, live-lähetyksistä ja tallenteista osallistujien sosiaalisessa mediassa luomaan sisältöön.
Liidien generointi: Hyvin tuotetut ja kohderyhmään osuvat tapahtumat ovat erinomaisia liidi generaattoreita, houkutellen potentiaalisia asiakkaita, jotka ovat osoittaneet aktiivista kiinnostusta brändiä tai alaa kohtaan.
Kaikki edellämainitut syyt olivat mukana markkinoititiimin harkitessa Future of Events 24 -tapahtuman järjestämistä. Tapahtuma oli suuri investointi resurssien suhteen. Neljän hengen ydinryhmä vastasi puhujien kontaktoinnista, tapahtumasivuston pystyttämisestä, videokuvauksista kaikissa kolmessa maassa ja tapahtuman markkinoinnista.
Opimme paljon tästä tapahtumasta ja halusimme jakaa opit muiden tapahtumajärjestäjien kanssa. Tässä blogissa analysoidaan tapahtuman markkinointia, tuotantoa, yleisön palautetta, vahvuuksia ja parannusalueita.
Future of Events 24 tavoitteet
Future of Events 24 -tapahtuman ideana oli tuottaa webinaarikokonaisuus, jossa Lyyti voisi tuoda esiin asiantuntemustaan ja lisätä bränditunnettuutta markkinoilla, joilla olimme suhteellisen uusia ja tuntemattomia. Tarvitsimme lippulaivatapahtuman, joka olisi riittävän suuri markkinoitavaksi ja nostaisi Lyytin uskottavuutta.
Toissijaisena tavoitteena oli luoda pitkäikäistä markkinointimateriaalia videoiden muodossa. Markkinointiresurssit ovat aina rajalliset, joten jokaisen organisaation kannattaa harkita tarkkaan, millainen materiaali tuo suurimmat hyödyt. Tapahtumat ovat medioita, jotka tuottavat paljon materiaalia, jos tuotanto suunnitellaan oikein.
Future of Events 24 striimattiin samanaikaisesti kolmella kielellä, jotta voisimme palvella yleisöä päämarkkinoilla. Kaikki puhujat kuvattiin ennen tapahtumaa, jotta he voisivat olla läsnä striimin chatissa tapahtumapäivänä tuoden lisäarvoa osallistujille. Puhujat aktivoivat chattia ja vastailivat katsojien kysymyksiin reaaliaikaisesti.
Tapahtumien strateginen hyödyntäminen osana markkinointia ja myyntiä on organisaatioille valttikortti, jolla vahvistaa brändejään. Future of Events 24 -tapahtuman osalta Lyyti kiinnitti erityistä huomiota seuraaviin tekijöihin tarjotakseen ainutlaatuisen tapahtumakokemuksen yleisölleen ja rakentaakseen vahvaa brändimielikuvaa.
Johdonmukaisuus brändäyksessä: Kaikki tapahtuman elementit - visuaalisesta ilmeestä ja viesteistä osallistujien kohtaamisiin - heijastivat sekä Lyytin kokonaisbrändiä että tapahtuman visuaalista identiteettiä johdonmukaisesti.
Kiinnostava sisältö: Tiimi panosti kiinnostavaan sisältöön, joka resonoi kohdeyleisön kanssa, tuoden esiin asiantuntemusta ja innovaatioita. Jokaisella markkinalla oli hieman erilainen puhujakokoonpano, jotta voitiin hyödyntää kunkin alueen ajankohtaisia aiheita.
Vaikuttajayhteistyö: Teimme yhteistyötä alan vaikuttajien ja ajatusjohtajien kanssa laajentaaksemme tavoittavuutta ja uskottavuutta.
Personointi: Tapahtumakokemus personoitiin osallistujille räätälöityjen viestien ja interaktiivisten elementtien avulla.
Jälkiseuranta: Osallistujien sitoutumista ylläpidettiin tapahtuman jälkeen seurantasähköpostien, kyselyiden ja eksklusiivisen sisällön avulla. Myyntitiimi oli myös mukana kontaktoimassa potentiaalisimpia liidejä tapahtuman jälkeen.
Vaikutuksen mittaaminen: Käytimme mittareita, kuten osallistumisprosentteja, sitoutumistasoja ja sosiaalisen median mainintoja, mitataksemme tapahtuman vaikutusta ja hioaksemme tulevia strategioita.
Onnistumisen mittarit
Future of Events 24 tavoitteena oli lisätä brändin tunnettuutta ja luoda arvokasta markkinointisisältöä. Keskityimme vakiinnuttamaan läsnäolomme Ranskassa ja Ruotsissa sekä vahvistamaan markkinajohtajan asemaamme Suomessa. Tärkein kohdeyleisömme oli tapahtumajärjestäjät, tapahtumapäälliköt ja markkinoinnin ammattilaiset.
Tapahtumien järjestämisessä Lyyti seuraa Event Success Management -menetelmää. Sen mukaan jokaisella tapahtumalla on oltava ennalta asetetut tavoitteet ja selkeä toimintasuunnitelma, joka määrittelee tavoitteet, mittarit, vastuut, budjetin sekä markkinointi- ja myyntitoimenpiteet.
Future of Events -tapahtumalle asetimme seuraavat tavoitteet:
Päätavoiteet: Brändin tunnettuuden rakentaminen ja markkinoitimarkkinointimateriaalin tuottaminen
Osallistujat: 5 000 osallistujaa
Uudet kontaktit: 40 % yleisöstä tulee olla uusia kontakteja
Experience Value Score (EVS): 75/100
Tapahtuma oli menestys 1472 osallistujalla. Vaikka emme saavuttaneet tavoitetta, se oli silti yksi Lyytin historian suurimmista tapahtumista. Uusien kontaktien osalta ylitimme tavoitteemme, sillä 52 % osallistujista oli Lyytille uusia kontakteja.
Brändin tunnettuutta seurataan jatkuvasti, ja Lyytin liiketoiminta kasvoi kolmen peräkkäisen kuukauden ajan Future of Events 24:n jälkeen. Sosiaalisen median maininnat lisääntyivät, erityisesti LinkedInissä, ja liikenne kasvoi verkkosivustollamme. LinkedIn-seuraajien määrä kasvoi 61 % tapahtuman jälkeisten 30 päivän aikana, ja Google-brändihakumme oli nousussa Ranskassa.
Lyytissä mittaamme jokaista tapahtumaa Experience Value Score (EVS) -kyselyn avulla. Se määrittää oliko tapahtuma osallistujien ajan arvoinen ja osallistuja voi halutessaan jättää myös avoimen kommentin. Kolmen live striimin keskimääräinen EVS oli 66/100. Alhaisin arvosana (59) annettiin Suomen tapahtumalle ja paras (79) Ranskan tapahtumalle. Ruotsi sijoittui keskelle EVS-pistein 61. Kaiken kaikkiaan olimme tyytyväisiä tulokseen, vaikka emme saavuttaneet tavoitetta kaikissa tapahtumissa. Yleisön avoin palaute positiivista ja rohkaisevaa, mikä osoittaa, että tapahtuma palveli tarkoitustaan.
Seuraavassa osiossa syvennymme tarkemmin markkinointitoimiin, tuotantoon, tiimin ja yleisön palautteeseen sekä toimenpiteisiin, joita aiomme toteuttaa Future of Events 25 -tapahtumaa varten.
Future of Events 24 - Markkinointi
Future of Events 24 oli Lyytin tapahtumavuoden kohokohta. Sitä mainostettiin myös huomattavasti enemmän kuin muita tapahtumia. Tapahtumaa varten luotu erityinen visuaalinen ilme auttoi tekemään siitä erottuvan ja oikeutti pidempiaikaisen mainonnan, joka jatkui helmikuusta huhtikuuhun.
Future of Events 24:n markkinointikanavat:
- Verkkosivusto
- Sähköposti (uutiskirjeet)
- Orgaaninen sosiaalinen media
- Lyytin tapahtumanhallintajärjestelmä
- Maksettu sosiaalinen media
- Kumppaniverkostot
- Myyntikanavat (tapaamiset ja sähköpostit)
- Puhujien kautta tapahtuva mainonta
- Expo-mainonta
Parhaiten toimivat kanavat
Ennen tapahtumaa markkinointitoimien CTA (Call to Action) oli saada ihmiset rekisteröitymään tapahtumaan. Lyytin tehokkain markkinointikanava on pitkään ollut sähköposti, mutta Future of Events 24 -tapahtumassa pystyimme kokeilemaan laajemmin muitakin kanavia.
Lyytin tapahtumanhallinta-alustalla voi luoda osallistujatyyppejä ja käyttää uniikkia rekisteröintilinkkiä paljastamaan, mistä rekisteröitymiset tulevat. Tämä auttoi markkinointitiimiä ymmärtämään, mihin kohdistaa varoja ja mistä potentiaaliset osallistujat löytävät Lyytin.
Kolme suurinta rekisteröintikanavaa kattoivat hieman yli 50 % kaikista rekisteröitymisistä, ja ne olivat:
- Sähköposti 30 % kaikista rekisteröitymisistä
- Orgaaninen sosiaalinen media 24 % rekisteröitymisistä
- Lyytin verkkosivusto 15 % rekisteröitymisistä
Kolme suurinta kanavaa tuottivat myös (prosentuaalisesti) sitoutuneimman yleisön. Tällä tarkoitamme osallistujia, jotka rekisteröityivät tapahtumaan ja myös osallistuivat siihen. Kohdeyleisön valinta oli varsin onnistunut, sillä saimme vain yhden kommentin siitä, että tapahtuma ei ollut osallistujalle relevantti.
Tapahtuman jälkeiseen markkinointiin sisältyi ländäri, josta kaikki videot olivat saatavilla, markkinoinnin workflow, orgaaniset ja maksetut sosiaalisen median postaukset, jatkotapahtumat ja artikkelit. Tämän kirjoitushetkellä Future of Events 24 on tuottanut positiivisen sijoitetun pääoman tuoton.
Future of Events 24 - Yleisön palaute
Yleisön palautetta on erittäin tärkeää analysoida ymmärtääksemme, mikä meni hyvin ja mitkä asiat tulee korjata seuraavaa tapahtumaa varten. Yleisön palaute kerätään Lyytillä Experience Value Score (EVS) -työkalun avulla.
Kuten aina, vastausprosentti oli korkea, keskimäärin 22 %, ja tiimi sai paljon arvokasta palautetta EVS-kyselyn avoimen palautekentän kautta. Osallistujilta saatu selkeä viesti oli, että aiheet olivat relevantteja ja kiinnostavia. Tapahtuman pituutta pidettiin kuitenkin liian pitkänä, eivätkä kaikki puhujat olleet yhtä pidettyjä.
Suomi
- Positiivista: Merkitykselliset aiheet, ammattimainen toteutus, monipuoliset aiheet.
- Negatiivista: Tapahtuma liian pitkä, teknisiä ongelmia, vaihteleva puhujien laatu.
Ruotsi
- Positiivista: Esitysten selkeys, tyylikäs tuotanto, monipuoliset aiheet.
- Negatiivista: Pitkät odotusajat, liian myyntihenkiset osiot.
Ranska
- Positiivista: Mielenkiintoiset aiheet, poikkeukselliset puhujat, dynaamiset esitykset, verkostoitumismahdollisuudet.
- Negatiivista: Jotkut puhujat olivat liian myyntihenkisiä, muutamia kirjautumisongelmia.
Jokaisessa striimissa oli viidestä seitsemään puhujaa, ja tapahtuman kesto oli suunniteltu kestämään noin puoli päivää. Osallistujat saattoivat hypätä striimista toiseen mikäli kielitaito sen salli. Joitakin kiinnostavimpia puheita oli tallennettu myös englanniksi, jotta ne tavoittaisivat laajemman yleisön.
Lyytin markkinointitiimi oli suunnitellut viestintäaikataulun hyvin etukäteen, ja viestintä oli aktiivista kaikille tapahtumaan rekisteröityneille. Ennen tapahtumaa keskiössä oli varmistaa, että mahdollisimman moni rekisteröitynyt henkilö osallistuu tapahtumaan, siksi puhujista ja aiheista viestittiin eniten. Tapahtuman aikana viestintä tapahtui striimausalustalla ja tapahtuman jälkeen viestintä jatkui aktiivisesti sähköpostin välityksellä. Myös myyntitiimi otti yhteyttä osallistujiin sähköpostitse ja puhelimitse.
Suurin haaste oli viestiä kaikki osallistumisvaihtoehdot ja tehdä konsepti mahdollisimman selkeäksi. Palaute osoitti, että tämä ei ollut kaikille täysin selvää.
Osallistujaprosentti oli 50–60 %, striimistä riippuen, mikä on linjassa Lyytin järjestämien tapahtumien kanssa. Osallistujamäärää laskee aina tieto siitä, että tapahtuma tallennettaan. Tämä osallistumisvaihtoehto oli olemassa myös Future of Events 24 kohdalla ja laski live striimiin osallistuvien ihmisten määrää.
Future of Events 24 - Tuotanto
Lyytin markkinointitiimi työskenteli päättäväisesti tapahtuman eteen ja kaikille olivat sitoutuneita luomaan onnistunut tapahtuma. Tiiminä olimme todella tyytyväisiä lopputulokseen, vaikka matkassa oli haasteita.
Tapahtumalla oli pääasiallinen teknologiapartneri striimaukseen ja toinen tuotantoyritys oli vastuussa materiaalin editoinnista. Kukin paikallinen tiimin jäsen oli vastuussa puhujien hankkimisesta ja siitä, että heidän puheensa tallennettiin ajallaan. Yksi henkilö vastasi projektinhallinnasta ja toinen loi tapahtuman visuaalisen ilmeen. Yhdessä tiimi tuotti materiaalin markkinointiin, tapahtumasivustolle ja tapahtumalle räätälöidylle striimausalustalle.
Future of Events 24 oli suuri ponnistus, mutta tiimi toimi sujuvasti yhdessä, tapahtuma näytti erittäin ammattimaiselta, ja onnistuimme tuottamaan paljon sisältöä tulevaisuutta varten. Haasteet liittyivät tekniseen tuotantoon ja toteutukseen, aikarajoihin sekä puhujien löytämiseen. Yksi suuri syy siihen, miksi Suomen striimi sai matalamman EVS-pisteen, oli kirjautumisongelmat striimausalustalla. Monet käyttäjät kirjautuivat sisään mobiililaitteilla, ja joillekin striimin avaaminen oli haastavaa. Ongelma tuli esiin tapahtuman alkaessa ja jatkui, vaikka tiimi yritti löytää siihen ratkaisua.
Kokemuksemme mukaan tekniset ongelmat ja puhujien laatu ovat palautteessa usein esiintyviä aiheita. Erityisesti webinaareissa on tärkeää varmistaa, että webinaarialustasi toimii oikein ja että puhujasi on vaikuttava. Olemmekin koostaneet artikkelin parhaista webinaarivinkeistämme ja sisällyttäneet siihen muistilistan tärkeimmistä seikoista liittyen webinaarien järjestämiseen.
Tuotanto toimi pääosin hyvin, mutta videoiden editoinnin viimeistelyyn olisi pitänyt jättää enemmän aikaa. Editointiprosessi on aikaa vievää ja vaatii tarkkaavaisuutta, erityisesti kun materiaalia on neljällä kielellä. Työ saatiin maaliin aikataulussa, mutta vaati priorisointia. Suomen ja Ranskan tuotannoissa kuvausryhmä ja editointi tapahtuivat eri yhteistyökumppanien toimesta, joka aiheutti haasteita. Selkeä sopimus odotuksista ja vaatimuksista aiheutti ylimääräisiä kustannuksia.
Puhujien löytäminen tapahtumaan oli keskeinen haaste erityisesti Ruotsissa ja Ranskassa, jossa verkostomme eivät vielä ole niin mittavat kuin Suomessa. Henkilökohtaiset verkostot olivat keskeisessä asemassa ja lopulta löysimme puhujat monipuoliselle kokonaisuudelle.
Sisäinen arviointi
Lyytillä tapahtumanjärjestämiseen kuuluu aina tapahtumaretro. Tapahtuman jälkeen kaikki tuotannossa mukana olleet kutsutaan retroon, jossa tarkastellaan mikä meni hyvin ja missä voimme vielä parantaa. Osallistujapalautetta analysoidaan huolellisesti, ja kirjaamme ylös ideoita, joita keskustelusta syntyy. Tämän jälkeen päätämme muutostoimenpiteet, jotka sitoudumme toteuttamaan seuraavaa tapahtumaa varten osallistujakokemuksen parantamiseksi.
Mikä meni hyvin
- Ammattimainen lopputulos: Korkealaatuinen tuotanto ja toteutus
- Brändin tunnettuus: Merkittävä näkyvyys sosiaalisessa mediassa ja nettisivujen liikenteen lisääntyminen, uudet kontaktit
- Tiimityö: Vahva sisäinen yhteistyö
- Sisältö: Monipuolinen kokonaisuus jota on mahdollista hyödyntää tulevissa tapahtumissa
- Projektinhallinta: Sujuva toteutus haasteista huolimatta
Parannuskohteet
- Tapahtuman pituus ja tauot: Yksittäiset sessiot olisivat voineet olla ehkä vieläkin lyhyempiä, päivä oli ehkä liian pitkä, taukoja olisi voinut olla enemmän (tai vähemmän riippuen markkinasta)
- Tekniset ongelmat: Yhteys- ja kirjautumisongelmat
- Puhujat: Johdonmukainen puhujien laatu tulee varmistaa ja verkostoitumiseen tulee keskittyä enemmän
- Mainonta ja seuranta: Osallistujien ja mainonnan seurantaa tulee parantaa
- Suunnittelu: Aloita suunnittelu aikaisemmin, erityisesti LinkedIn-kutsujen ja myyntitiimien yhteistyön osalta
- Mobiilinäkymä: Mobiililaitteiden yhteensopivuus tulee varmistaa ennen tapahtumaa
- Yleisön sitoutuminen: Lisää interaktiivisia elementtejä, kuten kyselyitä ja Q&A-tilaisuuksia, suunnittelua etukäteen
- Sidosryhmäviestintä: Viestintää työntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa tulee lisätä ja selkeyttää
Muut ideat
- Tapahtuman formaatti: Sessioita voitaisiin jakaa useammalle päivälle, yhdistäen live- ja hybridiformaatteja
- Aikataulu: Tapahtuma toimisi paremmin kuukautena, jolloin ei ole niin montaa muuta suurta tapahtumaa
- Budjetinhallinta: Ymmärrämme paremmin kustannuksia, kun vuoden 2024 tapahtuma on taustalla, voisimme harkita osallistumismaksua tarjotaksemme korkealaatuisemman tapahtuman
- Yhteistyö: Lisää yhteistyötä myyntitiimien kanssa ja varmista selkeä omistajuus sekä sisäisesti että ulkoisesti
Muutostoimenpiteet 2025
Future of Events 24 -tapahtuman arvioinnin perusteella sitouduimme ainakin kolmeen toimenpiteeseen, ennen kuin aloitimme Future of Events 2025 -tapahtuman suunnittelun.
Tärkeimmät muutettavat asiat olivat tapahtuman aikataulu, työryhmän sisäinen organisointi ja formaatin uudistaminen.
Tapahtuman aikataulu: Siirrä tapahtuma vähemmän kiireiselle kuukaudelle, vähennä päivittäisten sessioiden määrää ja laajenna tapahtuma useamman päivän mittaiseksi.
Tiimi: Perusta omistautuneet työryhmät joka maahan helpottamaan markkinoinnin työmäärää.
Hybriditapahtuma: Sisällytä tapahtumaan live-elementtejä verkostoitumisen tukemiseksi ja kokemuksen tekemiseksi vieläkin mieleenpainuvammaksi.
Future of Events 2024 tarjosi arvokkaita opetuksia ja näkemyksiä. Näitä oppeja hyödyntämällä voimme varmistaa myös tulevien tapahtumien onnistumisen, lisätä brändin tunnettuutta ja luoda vaikuttavaa markkinointimateriaalia. Tapahtumat näyttelevät tärkeää roolia markkinoinnissa, tarjoten dynaamisen alustan yleisöjen tavoittamiseen ja kestävämpien brändisuhteiden rakentamiseen.
Valokuvat: Lyyti
