Opas tapahtumien mittareihin ja analytiikkaan

kpis-and-analytics

Tapahtuman keskeiset suorituskykyindikaattorit (KPIt) ja analytiikka kulkevat käsi kädessä, koska et voi saada toista ilman toista. Sinun on asetettava tavoitteita tapahtumillesi, ja se, saavutetaanko nämä tavoitteet vai ei, määräytyy KPI perusteella.

 

KPI:t onnistuneisiin tapahtumiin


On useita tapoja mitata B2B-tapahtumia, ja mittareiden valinta riippuu erityisistä tavoitteistasi ja tapahtuman luonteesta. Voit asettaa tapahtumakohtaisia tavoitteita tai tarkastella tapahtumiasi myynnin näkökulmasta ja miettiä esimerkiksi liidien hankintaa.

Voit käyttää yhtä pääasiallista KPI tai yhdistelmää KPI, mutta niiden kaikkien on oltava merkityksellisiä mitattaessa, saavutitko tapahtumallesi asettamasi tavoitteen.

On tärkeää määritellä KPI mahdollisimman tarkasti epäselvyyksien välttämiseksi ja tapahtuman suorituskyvyn arvioinnin selkeyden varmistamiseksi.

Noudattamalla SMART-sääntöä KPI voit asettaa merkityksellisiä ja tehokkaita tavoitteita tapahtumallesi. Muista olla spesifinen, mitattavissa oleva, saavutettavissa oleva, merkityksellinen ja aikaan sidottu, kun määrittelet KPIt.

Tässä joitakin esimerkkejä:


  1. Osallistumis- ja osallistujamittarit
    - Osallistujien määrä: Tapahtumaan osallistuneiden henkilöiden kokonaismäärä.
    - Rekisteröinnit: Tapahtumaan rekisteröityneiden henkilöiden tai yritysten määrä.
    - Osallistumisprosentti: Rekisteröityneiden osallistujien prosenttiosuus, jotka todella osallistuivat tapahtumaan.

  2. Sitoutumismittarit
    - Istuntojen osallistujamäärä: Mittaa osallistujien määrää per istunto tai työpaja.
    - Istunnon kesto: Keskimääräinen aika, jonka osallistujat viettivät kussakin istunnossa.
    - Interaktiiviset aktiviteetit: Mittaa sitoutumista interaktiivisiin elementteihin, kuten Q&A-istuntoihin, kyselyihin ja verkostoitumisaktiviteetteihin.

  3. Liidien hankinta- ja verkostoitumismittarit
    - Uudet liidit: Laske tapahtumasta saadut uudet liidit tai kontaktit.
    - Liidien laatu: Arvioi saatujen liidien relevanssi ja potentiaali.
    - Sovitut tapaamiset: Tapahtuman aikana sovittujen tapaamisten tai tapaamisaikojen määrä.
    - Verkostoitumisinteraktiot: Mittaa osallistujien välisten verkostoitumisinteraktioiden määrä.

  4. Sisällön sitoutuminen
    - Sisällön lataukset: Seuraa tapahtumaan liittyvän sisällön, kuten esitysten, valkoisten kirjojen ja raporttien, latausten määrää.
    - Sisällön jakaminen: Mittaa, kuinka usein tapahtuman sisältöä jaetaan sosiaalisessa mediassa tai muilla alustoilla.

  5. Sosiaalisen median mittarit
    - Hashtagien suorituskyky: Seuraa tapahtumaan liittyvien hashtagien käyttöä ja tavoittavuutta sosiaalisen median alustoilla.
    - Maininnat ja näyttökerrat: Mittaa, kuinka monta kertaa tapahtuma tai sen sisältö mainitaan ja nähdään sosiaalisessa mediassa.

  6. Palaute ja tyytyväisyys
    - Kyselyt ja palaute: Kerää osallistujilta palautetta kyselyjen avulla arvioidaksesi heidän tyytyväisyyttään, koettua arvoa ja parannuskohteita.
    - Net Promoter Score (NPS): Mittaa, kuinka todennäköisesti osallistujat suosittelevat tapahtumaa muille.

  7. ROI ja tulosmittarit
    - Liidin hankintakustannus: Laske kustannukset, jotka aiheutuvat jokaisen liidin hankkimisesta tapahtuman kautta.
    - Tuotot: Seuraa tapahtumaan liittyviä todellisia tuloja, kuten tapahtuman kautta saatujen liidien tuottamat myynnit.
    - Sijoitetun pääoman tuotto (ROI): Vertaa tapahtuman kokonaiskustannuksia sen tuottamiin tuloihin ROI:n laskemiseksi.

  8. Pitkäaikainen vaikutus
    - Jatko-sitoutuminen: Mittaa tapahtuman jälkeistä sitoutumista, kuten jatkuvia interaktioita liidien tai osallistujien kanssa.
    - Pitkäaikaiset suhteet: Seuraa tapahtumasta lähteneitä jatkuvia kumppanuuksia tai yhteistyöprojekteja.

  9. Laadullinen palaute
    - Suositukset: Kerää positiivisia suosituksia ja lausuntoja osallistujilta ja kumppaneilta.
    - "Todistusaineisto": Kerää tarinoita ja anekdootteja, jotka osoittavat tapahtuman vaikutuksen osallistujien ja heidän liiketoimintojensa kannalta.

2024 tapahtuma trendi

 

Osallistujalähtöiset KPI:t


Lyyti:llä uskomme vankasti, että tapahtumamme ovat vain niin onnistuneita kuin miten osallistujat ne kokevat.

Tämän vuoksi päätavoitteemme on pitää Experience Value Score (EVS) mahdollisimman korkeana. Jokaisella tapahtumalla on myös muutama muu KPI, jotka auttavat meitä mittaamaan, miten tapahtumat edistävät organisaatiomme strategisia tavoitteita.

Lyytillä näemme, että jokaisen tapahtuman tekevät vain sen osallistujat. Jos sinulla ei ole osallistujia, sinulla ei ole tapahtumaa. Kaikkia osallistujia yhdistää myös se, että he ovat yksilöitä, jotka kokevat ja näkevät maailman hyvin subjektiivisesti. Ei ole kahta samanlaista kokemusta samasta tapahtumasta. Vain osallistuja itse voi arvioida omaa kokemaansa.

Osallistujan kokemukseen vaikuttaa monet asiat. Osa niistä on asioita, joihin voit tapahtuman järjestäjänä vaikuttaa. Mutta suurimmaksi osaksi et voi. Henkilökohtaiseen kokemukseen vaikuttavat ennen kaikkea osallistujan omat odotukset, elämäntilanne, seura, johon osallistuja tapahtumassa päätyy, ja esimerkiksi hyvä tai huono asiakaspalvelukokemus. Jokainen kokemus on ainutlaatuinen.

Yksi asia yhdistää kaikkia osallistujia: osallistuakseen tapahtumaasi he ovat investoineet siihen aikaansa. Aika on uusiutumaton luonnonvara, jota meillä kaikilla on rajallinen ja ennalta arvaamaton määrä. Jokainen meistä tekee pieniä aikainvestointipäätöksiä joka päivä. Menenkö lenkille vapaa-ajallani vai katselenko elokuvaa perheeni kanssa? Miten käytän seuraavan kokouksista vapaan tuntini? Kyse on ajan investoinnista, ja siksi osallistujakokemusta tulisi mitata suhteessa siihen.

Kehittämämme mittari, Experience Value Score (EVS), mittaa osallistujan kokeman arvon välittömästi ja subjektiivisesti. Osallistuja vastaa yksinkertaisesti yhteen kysymykseen: "Oliko tapahtuma aikaasi arvoinen?"

New call-to-action

Strateginen tapahtumaportfolio


Tapahtumatavoitteiden ja KPI:den tulee myös olla linjassa tapahtumaportfolion kanssa. Tapahtumaportfolio tekee tapahtumatoiminnoista mitattavia ja hallittavia. Avoimesti kirjoitetut tavoitteet ja helppokäyttöiset mittarit auttavat tapahtumien suunnittelussa, toteutuksessa, arvioinnissa ja kehittämisessä.

Kun kaikki tapahtumasi noudattavat strategiaa ja yhteisesti ymmärrettyjä tavoitteita, on koko organisaation helppo hahmottaa tapahtumiesi tarkoitus.

Kun olet määrittänyt tapahtumastrategiasi ja luonut tapahtumaportfolion strategiasi pohjalta, yksittäisten tapahtumien tavoitteet asettuvat paikoilleen kuin palapelin palaset.

Tapahtuma-KPI:den tulisi heijastaa organisaatiosi strategisia tavoitteita ja yksittäisen tapahtuman tarkoitusta.


Tapahtuma-analytiikka paljastaa epäjohdonmukaisuudet



Tapahtuma-KPI:t voivat itsessään paljastaa tiettyjä yksityiskohtia toiminnastasi, mutta vasta kun kysyt datalta oikeita kysymyksiä, ymmärrät, ovatko rapahtumatoimenpiteet oikein suunniteltu.

Ajatellessasi KPI:den ja tapahtuma-analytiikan suhdetta, on ymmärrettävä, kuinka nämä kaksi käsitettä ovat yhteydessä toisiinsa ja kuinka ne edistävät tapahtumiesi onnistumista.

Tapahtuma-analytiikkaan liittyy monia toimenpiteitä, jotka linkittyvät keskenään. Alta löytyvät keskeisimmät toimenpiteet, jotka on syytä miettiä ja kirjoittaa auki.

1. Tapahtuma-KPI:den määrittäminen

Aloita tunnistamalla KPI:t, jotka ovat kriittisiä tapahtumasi onnistumisen mittaamisessa. Nämä KPI:t ovat suoraan linjassa tapahtuman tavoitteiden ja päämäärien kanssa. Katso ylempää joitain KPI-esimerkkejä.

2. Tapahtuma-analytiikan työkalut ja alustat

Tapahtuma-analytiikkaan kuuluu tiedon kerääminen ja analysointi, joka liittyy tapahtuman suorituskykyyn. Tämä sisältää tietoa eri lähteistä, kuten lipunmyyntijärjestelmistä, rekisteröintialustoista, sosiaalisesta mediasta, kyselyistä, verkkosivuston analytiikasta jne.

Valitse analytiikkatyökalut ja -alustat, jotka pystyvät tehokkaasti keräämään tarvitsemasi tiedot valittujen KPI:den mittaamiseksi. Tämä voi sisältää esimerkiksi Google Analyticsin, tapahtumanhallintaohjelmistojen, sosiaalisen median seurantatyökalujen jne. käytön.

3. Tietojen kerääminen

Varmista, että tarvittavat tiedot kerätään koko tapahtuman elinkaaren ajan. Näihin tietoihin voivat kuulua osallistujien rekisteröinnit, lipunmyynti, verkkosivuston liikenne, sosiaalisen median vuorovaikutukset, sovelluksen käyttö jne. Kerättyjen tietojen tarkkuus ja täydellisyys vaikuttavat suoraan tapahtuma-analytiikan tarkkuuteen.

Syvällisemmän ymmärryksen saamiseksi yritä kerätä samoja tietoja pidemmän ajan kuluessa. Esimerkiksi ei-aktiivisten osallistujien analysointi useiden kuukausien ja tapahtumatyyppien mukaan voi paljastaa, milloin sinun tulisi järjestää tapahtumia ja millaiset tapahtumat ovat suosituimpia.

4. Tietojen analysointi ja oivallukset

Analysoi kerättyjä tietoja saadaksesi oivalluksia tapahtumasi suorituskyvystä. Tämä sisältää kaavojen, trendien, korrelaatioiden ja poikkeamien etsimisen tiedoista.

Esimerkiksi voit analysoida osallistumiskaavoja, sitoutumista, konversioasteita tapahtuman eri vaiheissa jne. Nämä oivallukset auttavat ymmärtämään, mikä toimii hyvin ja mitkä alueet tarvitsevat parannusta.

5. Vertailu KPI:hin

Vertaa tapahtuma-analytiikasta saatuja oivalluksia ennalta määritettyihin KPI:hin. Tämä vaihe antaa sinun arvioida, täytätkö tavoitteesi ja päämääräsi.

Esimerkiksi, jos tavoitteena on saavuttaa tietty määrä osallistujia ja analytiikka osoittaa alhaisemman osallistujamäärän, voit tunnistaa tämän epäjohdonmukaisuuden ja ryhtyä korjaaviin toimiin.

6. Johdonmukainen kehitys

Pidä tapahtuman retrospektiivi ja käytä tapahtuma-analytiikasta saatuja oivalluksia tulevien tapahtumien suunnitteluun ja strategiaan.

Jos saavutit KPI:si, analysoi, mitkä strategiat edistivät tätä menestystä. Jos jäit tavoitteista, tunnista parannuskohteet ja säädä lähestymistapaasi tulevia tapahtumia varten.

7. Palaute

Tapahtuma-KPI:den ja -analytiikan suhde on syklistä. Kun keräät tietoja, analysoit niitä ja säädät strategiaasi, hienosäädät jatkuvasti lähestymistapaasi. Palautesykli auttaa sinua tapahtumien suunnittelussa ja toteutuksessa, mikä johtaa onnistuneempiin tapahtumiin.

Voit lukea lisää tästä prosessista, jota kutsumme Event Success Managementiksi.

Muista, että tapahtuma-KPI:den ja -analytiikan suhde on symbioottinen. Selkeät ja mitattavat KPI:t ohjaavat tiedonkeruupyrkimyksiäsi, kun taas kattava tapahtuma-analytiikka tarjoaa ne oivallukset, joita tarvitaan tapahtumastrategioiden optimointiin ja tavoitteiden saavuttamiseen.

 

Katso miten Lyyti toimii

 

Hero photo by Getty