Uskomme, että ilman tavoitetta ei ole tapahtumaa. Toivon mukaan jokaista tapahtumaa varten on määritetty selkeä tavoite, jonka tueksi on asetettu mittaristo. Mittareiden avulla voidaan seurata tavoitteen toteutumista ja ne auttavat myös määrittämään onko tapahtuman tavoitteeseen päästy. KPI-mittari, eli key performance indicator, on jokaisen tapahtumajärjestäjän itse asetettava ja seurattava luku. Tapahtumille asetettujen mittareiden järjestelmällinen seuranta on tärkeää. Mittarien määrä riippuu tapahtumasta ja sen tavoitteesta, mutta yhtenäinen KPI-mittariston perusrunko on tarpeen kun tapahtumat halutaan datan avulla saada keskenään vertailukelpoisiksi.
Keräämällä KPI-mittareiden mukaista dataa tapahtumista pystytään paremmin analysoimaan organisaation tapahtumatoiminnan suoriutumista ja kiinnittämään huomiota parannettaviin kohtiin. Toisaalta saadaan selville myös parhaiten suoriutuvat tapahtumatyypit.
Etenkin tapahtumien kohdalla, mittaaminen koetaan hankalaksi ja erilaisia tapahtumia on hankala verrata keskenään. Siispä tehdään mittaamisesta alkuun superhelppoa!
Lähde liikkeelle näillä kolmella KPI-mittarilla:
- Ilmoittautuneiden määrä
- Osallistujien määrä
- No-show -prosentti
Seuraa ilmoittautuneiden määrää aktiivisesti, sillä se on yhtä kuin tapahtuman sisällön suosio ja markkinoinnin onnistumisen mittari. Tälle KPI-mittarille on myös helppo asettaa tavoite!
Analysoimalla yllämainittuja kolmea lukua jo muutamasta tapahtumasta, opit kuinka paljon uskallat ylibuukata tapahtuman ilmoittautuneiden määrän, jotta saat halutun määrän osallistujia paikan päälle tapahtumaan tai webinaariin.
Jos tapahtumasi no-show -prosentti on esimerkiksi keskimäärin 20 %, kannattaa ilmoittautumiskapasiteetti jokaisen tapahtuman kohdalla asettaa saman verran yläkanttiin. Huomioi, että etenkin no-show prosentti voi erota huomattavastikin live- ja virtuaalitapahtumien kesken.
-1.png?width=600&name=Nimeto%CC%88n%20suunn.malli%20(4)-1.png)
Jos tapahtuman ilmoittautuminen ei ota tuulta siipiensä alle, kannattaa sen markkinointiin ja mainontaan laittaa lisää paukkuja.
Etenkin kapasiteetin hallinta ja automaattinen jonotuslista ovat kriittisiä ominaisuuksia ilmoittautumistyökalussa, kun tapahtumasta halutaan ottaa kaikki hyöty irti.
Anna jokaiselle ilmoittautuneelle mahdollisuus peruuttaa, jolloin joku muu tapahtumaasi haluava voi lunastaa peruutuspaikan itselleen. Näin tehostat tapahtumatilan käytön, mutta myös oman tapahtumabudjettisi.
Tarkastele myös jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa mikä voi vaikuttaa ilmoittautumisten määrään: Onko kohderyhmäsi varmasti oikea? Markkinoitko oikeissa kanavissa? Onko samana päivänä muuta suurta tilaisuutta samalle kohderyhmälle?
Kun on itse tapahtuman aika, seuraa ketkä osallistujista saapuvat paikalle
Esimerkiksi Lyytin mobiilisovelluksella voit kirjata osallistujat näppärästi paikalla oleviksi. Tunnistamalla osallistujat tapahtumassa, kerätään ensinnäkin arvokasta osallistujadataa ja pidetään huoli, että jokainen osallistuja saa itselleen relevanttia viestintää tapahtumasta.
Lisäksi jälkimarkkinointi on jouhevaa, kun tapahtumadata on segmentoitu paikalla olleisiin ja estyneisiin. Näin saat kohdennettua omat viestit paikalla olleille sekä niille, jotka ilmoittautuivat mutta eivät päässeet paikalle syystä tai toisesta.
No-show prosentin määrittely ei onnistu, jos aiemmin mainittuja lukuja ei ole seurattu.
Kuinka monta ihmistä ilmoittautui tapahtumaan, mutta ei kuitenkaan saapunut paikalle? Tapahtumat ovat arvokas kanava ja parin vuoden takaisessa tutkimuksessamme kävi ilmi, että yritykset käyttävät jopa 35% markkinointibudjetistaan tapahtumiin. Kuvittele, että jokaisessa organisaatiosi tapahtumassa no-show on 40%.
Ilman aiemmin mainittuja KPI-mittareita ja niiden seuraamista, ei no-show -prosenttiluku olisi edes selvillä. Jo lyhyellä laskutoimituksella on selvää, että tapahtumabudjetissasi on iso reikä pohjassa ja rahaa valuu hukkaan.
Tapahtumiin panostetaan rahallisesti sekä ajallisesti, jonka lisäksi myös osallistujien aika on arvokasta. Yhtäkään tapahtuman osapuolta ei palvele vasurilla tehty tapahtuma. No-show -prosenttia mittaamalla ja analysoimalla pystytään kehittämään tapahtumamarkkinointia, ja siksi se onkin yksi tärkein onnistumisen mittari. Koostimme tapahtumamarkkinoinnin pelikirjan, jossa on lueteltu muitakin tärkeitä mittareita tapahtumille. Lataa opas alta!
