Miten teimme Ruotsin ensimmäisen "Puhuja POP UPin" ja mitä opimme siitä

Uusi tapahtumakonsepti syntyi aivan Tukholman sydämessä. Viiden päivän aikana, toukokuussa 2025, loimme jotain täysin uutta: Ruotsin ensimmäisen puhuja pop upin. Tapahtuma oli vaikuttava. Pop upissa vieraili yli 1 200 osallistujaa, saimme EVS lukeman 83/100 ja 25 puhujaa kertoi tarinansa.

Tapahtuma, jossa ideat ja energiat virtasivat, toteutettiin yhdessä ruotsalaisen puhujavälitystoimiston bookyn kanssa. bookyn avulla löydät helposti puhujia ja viihdyttäjiä. Saimme kumppaneiksi yrityksiä kuten Aventi, Coca-Cola, Lykke Kaffegårdar ja Berns Event. Heidän kanssaan asetimme tapahtumalle yhteisen tavoitteen: haastaa odotuksia ja luoda tila inspiraatiolle, kohtaamisille ja tulevaisuuden äänille.

Tukholman Regeringsgatan 63:sta tuli luova keskus kaikille tapahtumien, viestinnän ja markkinoinnin parissa työskenteleville. Tarjosimme 5–6 ilmaista puheenvuoroa päivittäin, VIP-lounaita, verkostoitumista sekä runsaan annoksen naurua ja mahtavia keskusteluja. Yhteensä isännöimme viikon aikana 25 puhujaa. Perjantaina päätimme viihteen ja jälkityöt juhlistaaksemme todella onnistunutta viikkoa.

Tässä blogissa jaamme, miksi teimme tämän, miten suunnittelimme sen ja mitä opimme matkan varrella. Ja ehkä tärkeintä – miten sinäkin voit tehdä jotain vastaavaa ilman, että sinun tarvitsee tyhjentää pankkitiliäsi.

Miksi POP UP?

Ylläpidämme digitaalista alustaa, joka auttaa yrityksiä luomaan parempia tapahtumia. Mittaamme. Automatisoimme. Yksinkertaistamme. Mutta kaiken tämän teknologian ja tehokkuuden keskellä on yksi asia, jonka haluamme aina pitää keskiössä: inhimillinen yhteys – ja taika, joka syntyy, kun ihmiset kohtaavat livenä.

Tämän Puhuja POP-UP -tapahtuman myötä halusimme luoda tilan, joka heijastaa juuri tätä – jossa inspiraatio virtaa ja aitoja ihmissuhteita rakennetaan.

Näimme myös selkeän tarpeen: kaikille tapahtumien parissa jollain tavalla työskenteleville, oli koettava bookyn inspiroivat puhujat livenä, saatava uutta energiaa ja konkreettisia ideoita – ja nähtävä, miten voi luoda tapahtumia, jotka rikkovat muottia ja todella erottuvat joukosta.

Jotta voisimme tehdä vaikutuksen ja tulla todella huomatuksi, valitsimme liiketilan, jossa oli suuret ikkunat – aivan Tukholman sydämessä. Vain kivenheiton päässä Stureplanista, jonka ohi kulkee päivittäin yli 43 000 ihmistä. Siitä tuli inspiraation live-myymälä ja tila, johon uteliaisuus veti ihmisiä suoraan kadulta.

Perinteisen konferenssipaikan sijaan loimme pelkistettyä, esteetöntä ja inhimillistä formaattia – ja se otettiin erittäin hyvin vastaan. Halusimme yksinkertaisesti luoda jotain odottamatonta. Tilan, jossa inspiraatio on keskiössä, jossa suhteet kasvavat – ja jossa ideat voivat todella herätä eloon. Eikä sen tarvitse olla hienoa tai täydellistä.

Miten rakensimme ohjelman?

Halusimme ottaa viikosta kaiken irti – joten järjestimme maanantaista perjantaihin kaksi aamupuheenvuoroa, kaksi lounassessiota ja kaksi iltapäiväsessiota. Hyödynsimme myös illoja seurusteluun, verkostoitumistapahtumiin ja eksklusiiviseen VIP-illalliseen. Yhteensä järjestimme viikon aikana lähes 30 erilaista sessiota, joissa oli 25 ainutlaatuista puhujaa.

Tavoitteenamme oli, että ohjelma tuntuisi aidolta pop up -tapahtumalta: joltain, johon voisi helposti piipahtaa silloin, kun se itselle sopii, ja jokaiselle jotakin (tietysti jokaisen aiheen kattaminen on vaikeaa, mutta varmistimme, että ohjelmassa oli laaja valikoima). Siksi kaikki sessiot olivat 45 minuutin pituisia – mitä useimmat ihmiset voivat sovittaa päiväänsä – ja yhteen tai useampaan sessioon oli helppo ilmoittautua. Kannustimme myös ihmisiä tuomaan mukaan kollegan tai ystävän.

Puhujien joukossa oli sekä konkareita että tuntemattomampia ääniä. Kuulimme puhujia kuten Josh Lenn, Anders Tegnell, Per Holknekt, Ami Hemviken, Amer Mohammed ja Stefan Hyttfors. He jakoivat tärkeitä oppeja johtajuudesta, viestinnästä, tekoälystä, myynnistä ja henkilökohtaisesta kehityksestä.

Ohjelma päivittyi jatkuvasti tapahtumasivulle: speaker-popup.se.

Miten lähestyimme kumppaneita?

Tapahtuma ei ikinä olisi nähnyt päivänvaloa ilman bookyn Charlotte Dunhoffia. Hän ideoi konseptin ja pyysi Lyytiä mukaan. Rakastuimme ideaan ja näimme yhteistyön potentiaalin. Tällainen tapahtumaa ei synny yksin – eikä tästä POP UPista olisi koskaan tullut sitä, mitä se on, ilman bookyä ja kaikkia muita upeita kumppaneitamme.

Lyytin ja bookyn yhteistyö oli luontevaa. Täydennämme toisiamme hyvin – heillä on uskomaton puhujaverkosto, ja me tarjoamme alustan sujuvien ja tehokkaiden tapahtumien luomiseen. Kaiken lisäksi jaamme samat arvot ja vision siitä, että upeat kokemukset syntyvät teknologian ja ihmisten välisen yhteyden risteyskohdassa, mikä teki yhteistyöstä helppoa. Se oli kumppanuus täynnä avoimuutta, naurua – ja vielä enemmän energiaa.

Ennen kuin pääsimme aloittamaan, tarvitsimme lisää palapelin paloja – ja oikeanlaisia kumppanuuksia. Meidän piti löytää kumppaneita, jotka pystyisivät paitsi antamaan oman panoksensa myös nostamaan kokemuksen uudelle tasolle ja tekemään viikosta entistä paremman. Siksi tapahtumatoimisto Aventi oli koko viikon paikalla avustamassa. He varmistivat, että kaikki sujui ongelmitta maanantain ensimmäisestä aamukahvista perjantain viimeiseen sessioon.

Saimme kunnian myös työskennellä Coca-Colan kanssa, joka tarkoitti sitä, että virkistäviä juomia oli tarjolla koko tapahtuman ajan. Lykke Coffee Farms tarjoili herätteleviä hetkiä ja kestävän kehityksen kahvia, jota kaikki tapahtumaan osallistujat arvostivat.

Maanantai-iltana tarjoilimme illallisen VIP-vieraille, jonka valmisti Berns Event. Gustav Molnar piti minikeynoten tulevaisuuden työpaikoista ja päätti esityksensä lauluun. Tilaisuus oli ikimuistoinen!

tarjoiluista puhuttaessa ei sovi unohtaa viikon kahta lounashetkeä, joista vastasi Cuppino. Saimme maistaa herkullisia italialaisia voileipiä tapahtumapaikan ulkopuolella.

Kaiken tekniikan takana oli Good Guysin Rolle, joka vastasi valoista ja äänestä. Se, että kaikki sujui niin hyvin koko viikon, on hänen ansiotaan.

Mistä syntyy hyvä yhteistyö?

Vahvojen kumppaneiden mukanaolo ei ole vain logoja seinällä. Sillä on suuri merkitys – sekä osallistujille että tapahtuman järjestäjille. Yhteistyö auttaa tavoittamaan laajemman yleisön. Kun useat osapuolet jakavat viestiä omien verkostojensa kautta, saat näkyvyyttä, uskottavuutta ja vahvempaa vaikutusta.

Ja mikä tärkeintä: se keventää työmäärää. Olemme järjestäneet monia tapahtumia itse – se vie aikaa, energiaa ja resursseja. Kumppaneiden kanssa jokainen voi keskittyä siihen, mitä parhaiten osaa. Se säästää energiaa ja tuottaa parempia tuloksia.

Viimeisenä muttei vähäisimpänä, kumppanuudet luovat uusia kohtaamisia, suhteita ja joskus tulevaa yhteistyötä. Meille kumppanuudet eivät olleet vain tärkeitä – ne olivat välttämättömiä.

Miten löytää yhteistyökumppaneita tapahtumaan?

Joskus voi tuntua hankalalta tietää, mistä aloittaa – mutta hyödynnä verkostoasi parhaalla mahdollisella tavalla. Yksi asiantuntija tässä on Charlotte Dunhoff bookysta. Heti tapahtuman suunnittelun alkaessa hän hyödynsi LinkedIn-verkostoaan: tiesikö kukaan hyvää tapahtumapaikkaa? Onko kellään vinkkejä laitteistosta? Se loi heti vauhtia – ja useat yritykset ottivat yhteyttä ja halusivat osallistua.

Muiden kutsuminen mukaan jo suunnitteluvaiheessa on myös fiksu tapa herättää odotusta ja sitoutumista jo ennen tapahtuman alkua. Se antaa ihmisille mahdollisuuden osallistua matkaan – ei vain lopputulokseen.

Linus Zackrisson nosti tämän esiin omassa puheenvuorossaan “How to succeed with sales on LinkedIn”. Olimme Linuksen kanssa täysin samaa mieltä siitä, että monet tapahtuma-alalla voisivat käyttää LinkedIniä paljon muuhunkin – ei vain viimeistellyn tapahtumavideon esittelyyn tai numeroiden jakamiseen tapahtuman jälkeen – vaan verkoston pitämiseen mukana koko matkan ajan. Jaa asiat, jotka eivät menneet suunnitelmien mukaan, ja miten käsittelit niitä – nämä tarinat leviävät usein laajemmalle kuin menestystarinat.

Yksi kiinnostavimmista julkaisuistamme tapahtuman aikana oli kulissien takainen tarina teknikkomme Rollesta, joka ilmestyi punaisen Ferrarin kanssa toimittamaan unohtuneen kaapelin – hauska yksityiskohta, joka herätti paljon sitoutumista.. Katso Linkedin-postaus aiheesta.

Mutta paras vinkkimme tapahtumakumppaneiden löytämiseen – uskalla kysyä! Ota yhteyttä unelmiesi kumppaneihin. Pahinta, mitä voi tapahtua, on, että he kieltäytyvät.

Miten käytimme Lyytiä onnistuneen tapahtuman suunnitteluun?

Lyyti on tapahtumatyökalu (tunnetaan myös tapahtumanhallintaohjelmistona), joka auttaa yrityksiä luomaan parempia tapahtumia – osallistuja keskiössä. Kaikki rekisteröitymisistä ja viestinnästä seurantaan hoituu sujuvasti yhdellä alustalla.

Lyytillä tärkein tavoitteemme on varmistaa, että luomamme tapahtumat tuntuvat osallistujille merkityksellisiltä – että ne ovat todella heidän aikansa arvoisia. Speaker POP UP -tapahtuman aikana käytimme luonnollisesti Lyytiä koko prosessin ajan – suunnittelusta seurantaan.

Tapahtuman verkkosivusto, rekisteröintisivut ja automaattinen odotuslista

Alusta asti Lyyti oli tapahtumasuunnittelun selkäranka. Loimme yhden tapahtumasivun viikon ohjelmalle ja erilliset ilmoittautumissivut. Tämä antoi meille selkeämmän yleiskuvan, paremman kontrollin ja kyvyn toimittaa oikeaa tietoa oikeaan aikaan.

Tyhjien paikkojen välttämiseksi otimme käyttöön Lyytin automaattisen odotuslistan – ominaisuuden, joka varmisti, että listalla olevat henkilöt lisättiin automaattisesti, kun joku peruutti paikkansa. Lue lisää Lyytin osallistujahallinnasta täältä.

Turvallisuus ja GDPR
Turvallisuus ja GDPR ovat itsestäänselvyyksiä Lyytissä – ja ne muovasivat koko tapahtumaamme. Ilmoittautumisen yhteydessä osallistujat hyväksyivät bookyn tietosuojakäytännön ja suostuivat tietojensa jakamiseen kanssamme (Lyyti) tapahtuman yhteisjärjestäjänä. Tämä antoi heille varmuuden siitä, että heidän tietojaan käsitellään turvallisesti ja GDPR:n mukaisesti. Lyyti tarjoaa myös osallistujien tietojen automaattisen anonymisoinnin, mikä tarkoittaa, että voimme säilyttää arvokkaita tapahtumatilastoja säilyttämättä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeen.

Tapahtumapaikalla oli mukana ContactMate, joka tulosti nimilaput osallistujille vasta heidän saapuessa paikalle. Tämä ei ole ainoastaan kestävämpää, vaan se myös vähentää henkilötietojen jäämisen riskiä julkisuuteen, mikä voi helposti tapahtua, kun valmiiksi painetut nimilaput on asetettu pöydille. Pieni yksityiskohta, jolla on suuri merkitys sekä yksityisyyden että kokemuksen kannalta.

Räätälöity tapahtumasivun domain
Vahvistaaksemme tapahtuman brändiä, räätälöimme tapahtumasivun (speaker-popup.se) domainin Loopian avulla. Loimme myös erillisen sähköpostiosoitteen tähän verkkotunnukseen linkitettynä, mikä auttoi meitä hallitsemaan sujuvaa viestintää kahden järjestäjätiimin välillä. Se oli helppo ottaa käyttöön Lyytissä ja uskomattoman käytännöllinen yhteistyötä tehdessä.

Automatisoitu ja personoitu viestintä
Tapahtumaviikon stressin välttämiseksi aikataulutimme kaiken viestinnän etukäteen. Olemme jopa luoneet POP UP -tapahtumalle täydellisen viestintäaikataulun, jonka voit ladata [tästä tai alta]. Sieltä löydät, minkä tyyppisiä viestejä lähetimme ja milloin.

Käytimme luonnollisesti myös tekstiviestejä – erittäin tehokas tapa vähentää poisjääntejä ja muistuttaa osallistujia juuri ennen tapahtuman alkua. Näin varmistimme, että he saapuivat ajoissa ja pääsivät helposti käyttämään QR-lippuaan sisäänkirjautumista varten.

Varmistimme myös viestinnän personoimisen Lyytin dynaamisen sisällön ja personointikenttien avulla. Tämä auttoi meitä rakentamaan vahvempia suhteita ja saamaan jokaisen osallistujan tuntemaan itsensä nähdyksi – jo ennen tapahtumaan saapumista. Lue lisää Lyytin viestintämahdollisuuksista täältä.

Sisäänkirjautuminen ja tulostus pyynnöstä ContactMaten avulla
Sisäänkirjautuminen ja tulostus pyynnöstä ContactMaten avulla
Paikan päällä käytimme ContactMatea sisäänkirjautumiseen. Jokainen osallistuja sai saapuessaan henkilökohtaisen, brändätyn nimilapun, mikä helpotti verkostoitumista ja paransi kokonaisvaltaista kokemusta. Sujuvaa ja yksinkertaista! Nimilaput suunniteltiin vastaamaan POP UP -brändäystä ja niihin sisältyi QR-koodi, joka linkitti takaisin tapahtumasivulle – näin osallistujien oli helppo saada tietoa muista sessioista. Parasta oli, että osallistujien tila päivittyi suoraan Lyytiin sisäänkirjautumisen yhteydessä, mikä antoi meille täyden näkyvyyden siihen, ketkä olivat saapuneet ja ketkä eivät.

Palaute EVSn avulla – yksinkertaista, automaattista, arvokasta
Jokaisen session jälkeen lähetimme EVS (Event Value Score) -kyselyn. EVS toimii keskeisimpänä KPInä. Se antoi meille käsityksen osallistujien kokemuksista, sekä itse istunnosta että puhujasta. Tästä tuli tärkeä perusta sisällön laadun arvioinnille ja ideoiden keräämiselle tulevia parannuksia varten.

Jaa tärkeää osallistujatietoa online-raportin avulla
Lyytin avulla oli myös helppo jakaa olennaista tietoa oikeiden ihmisten kanssa. Ennen Bernsin kanssa järjestettyä VIP-illallista käytimme online-raportteja suodattaaksemme ja jakaaksemme vain etunimet ja allergiat – näin ruoan räätälöinti onnistui ilman, että tarvittiin enempää tietoa.

Loimme myös myyntitimillemme raportteja, jotka antoivat yleiskuvan rekisteröityneistä ja sisäänkirjautuneista osallistujista, jotta hän pystyisi tunnistamaan tärkeimmät yhteyshenkilöt etukäteen ja keskittää ponnistelunsa viikon aikana.

Miten teimme markkinointia?

Halusimme luoda jännitystä ja läsnäoloa jo ennen ensimmäisen puhujan astumista lavalle – ja se tarkoitti näkyvyyttä.

Loimme bannereita ja julisteita, joita voitiin käyttää sekä verkossa että painettuina materiaaleina – mukaan lukien lentolehtisiä ja suurikokoisia julisteita. Koska paikka oli tilava, mutta halusimme säilyttää minimalistisen tunnelman, koristelimme sen julisteilla. Tämä lisäsi luonnetta säilyttäen samalla tilan teollisen ilmeen. Käytimme HelloPrintiä A0 ja A3 julisteisiin, katutarroihin ja A5 tulosteisiin .

Parasta tässä? Se ei ollut iso kulu, mutta sillä oli suuri vaikutus. Käytimme pääasiassa Canvaa materiaalien suunnitteluun, mutta painovalmiiden tiedostojen osalta valitsimme Adoben varmistaaksemme parhaan mahdollisen laadun ja värien tarkkuuden vedoksessa.

Jotta Lyyti ja Booky todella nousisivat parrasvaloihin – ja jotta ne näkyisivät jokaisessa kuvassa – tilasimme neonväriset logot Neonskyltar-yritykseltä ja asetimme ne lavan taakse. Tulos? Brändimme näkyivät jokaisessa kuvaussessioiden aikana otetussa valokuvassa – mikä on avainasemassa tällaisessa bränditietoisuuden aktivoinnissa.

Teimme läsnäolostamme tunnetun myös ulkona: kiinnittämällä vaaleanpunaisia QR-koodeilla varustettuja tarroja maahan tapahtumapaikan ulkopuolelle herätimme uteliaisuutta ja teimme helpoksi ilmoittautumisen mihin tahansa sessioon.

QR-koodeja oli kaikkialla. Jokaisessa sessiossa oli rajallinen määrä paikkoja, joten osallistujien piti rekisteröityä – ja halusimme saada selkeän kuvan siitä, ketkä osallistuivat. QR-koodit helpottivat ilmoittautumista paikan päällä.

Markkinointi oli lähes kokonaan orgaanista. Kaikki puhujat saivat materiaaleja, joita he saattoivat jakaa omissa kanavissaan. Aktivoimme kumppaneitamme ja varmistimme, että kaikki auttoivat levittämään tietoa.

Lyytissä käytimme myös LinkedIn-viestimainoksia – kustannustehokasta tapaa tavoittaa oikea yleisö sekä myynti- että markkinointitiimien henkilökohtaisilla viesteillä. Se tuntui aidolta, ja tulokset olivat erinomaisia. Löydät esimerkkejä viesteistä viestinnän aikajanastamme aiemmin blogissamme.

Sisäisesti kaikki osallistuivat: meillä oli yksi puhuja päivässä omissa kanavissamme ja pidimme sisäisen sitoutumisen korkealla koko viikon ajan – ja sen aikana. Kun useat yritykset yhdistävät voimansa levittääkseen sanaa, tuloksena on laajempi tavoittavuus ja eloisampi ilmapiiri.

Kuinka loimme viestintää, joka lisää sitoutumista ja vähentää no-showta?

Viestintä on kaikki kaikessa, kun kyse on sitoutumisen lisäämisestä – ja ihmisten saamisesta paikalle. Työskentelimme aktiivisesti viestiemme parissa tietäen, kuinka tärkeää niiden on oltava sekä visuaalisesti houkuttelevia että kristallinkirkkaita.

Olemme tallentaneet kaiken viestintämme ladattavaan dokumenttiin, jota voit käyttää inspiraation lähteenä. Se sisältää kaiken – milloin lähetimme mitä, miten rakensimme viestimme ja konkreettisia vinkkejä sähköpostien avaamiseen ja klikkaamiseen.

Meillä oli myös 250 kruunun maksu peruuttamattomista osallistujista. Suosittelemme tätä lämpimästi: se kannustaa osallistujia ilmoittamaan, jos he eivät pääse paikalle, mikä puolestaan antaa heille mahdollisuuden tarjota paikkaa jollekin toiselle tai muuttaa istumapaikkojen määrää huoneessa. Tapahtumissa, joissa tarjoilimme ruokaa ja juomaa, se auttoi meitä myös suunnittelemaan määriä tarkemmin – vähentäen sekä ruokahävikkiä että tarpeettomia kustannuksia.

Brändäys – kuinka loimme tapahtuman joka ylitti odotukset ja jäi mieleen?

Brändäys oli avainasemassa tapahtuman tunnistettavuuden ja mieleenpainuvuuden luomisessa. Halusimme tapahtuman todella erottuvan. Kun kaksi yritystä yhdistää voimansa luodakseen jotain yhdessä, oikean tasapainon löytäminen brändien välillä voi olla haastavaa – mutta mielestämme onnistuimme siinä.

Yhdistimme bookyn rohkean pinkin ja Lyytin sinivihreän – kaksi väriä, jotka täydensivät toisiaan täydellisesti.

Paikan päällä bookyn pinkistä lavasta tuli tapahtuman tunnusmerkki. Kuten aiemmin mainittiin, tämä yhdistettiin lavan takana oleviin neon-logoihimme. Logomme näkyivät myös jokaisessa julisteessa ja painetussa materiaalissa.

Koska Lyyti hoiti kaiken osallistujien hallinnan ja sisäänkirjautumisen, tilasimme brändätyt Lyytin sinivihreät kaulanauhat logollamme. Jätteen vähentämiseksi kannustimme osallistujia palauttamaan kaulanauhansa, jos he eivät tarvinneet niitä tapahtuman jälkeen.

Mira Thimmayya on todellinen brändi-stara! POP UP -tapahtumassa hän jakoi parhaat vinkkinsä inspiroivassa sessiossa. Hän esitteli Sticky Methodin, tavan rakentaa brändejä, jotka todella jäävät mieleen. Kyse ei ole vain yrityksen brändistä, vaan myös sen takana olevista ihmisistä. Jokainen tiimin jäsen on osa brändiä, ja vuorovaikutus näiden ihmisten kanssa muokkaa sitä, miten yritys nähdään. Siksi vahvojen henkilökohtaisten brändien rakentaminen on aivan yhtä tärkeää. Tapahtumat ovat täydellinen tilaisuus esitellä logon takana olevia ihmisiä ja luoda aitoja yhteyksiä.

Jäitkö Miran session väliin? Se nauhoitettiin ja voit katsoa sen alta (sessio englanniksi).

Mitä opimme POP UPista?

Tapahtuman onnistumisen mittaaminen oli meille tärkeää. Asetimme selkeät KPI-mittarit – mukaan lukien osallistujamäärän, budjetin ja ennen kaikkea EVS:n (Experience Value Score). Jokaisen session jälkeen lähetimme EVS:n saadaksemme käsityksen kunkin yksittäisen puheenvuoron kokemuksesta.

Lopulta saimme keskimäärin 83 pistettä 100:sta – tuloksesta, josta olemme uskomattoman ylpeitä, varsinkin kun isännöimme lähes 30 eri sessiota viikon aikana.

EVS on loistava tapa ymmärtää, miten osallistujat todellisuudessa kokivat tapahtuman. Koska loppujen lopuksi kaikki riippuu yhdestä asiasta: sellaisten tapahtumien luomisesta, jotka ovat ihmisten ajan arvoisia. Nykymaailmassa, jossa kalenterit ovat täynnä, on ratkaisevan tärkeää, että kokemus tuntuu merkitykselliseltä ja relevantilta.

Panostimme myös paljon tapahtuman jälkeiseen viestintään. Olimme yhteydessä kaikkiin osallistujiin – ja useat puhujistamme lähettivät henkilökohtaisia kiitosviestejä sessioidensa jälkeen. Yksinkertainen tapa pitää vuoropuhelua yllä – ja vahvistaa tapahtuman aikana syntyneitä suhteita.

Q&A

Mikä oli parasta puhuja POP UP -tapahtuman järjestämisessä?

Energia, osallistujat, puhujat ja upea palaute! Keskellä kaupunkia oleminen, niin monien ihmisten tapaaminen ja puheiden seuraaminen täysin uudessa formaatissa antoi meille kaikille valtavan sysäyksen. Yksinkertaisuus ja läsnäolon tunne olivat iso osa kokonaiskokemusta.

Kuinka kauan tapahtuman suunnittelu kesti?

Ideasta todellisuudeksi – noin kolme kuukautta. Aikataulu oli tiukka, mutta työskentelemällä ketterästi ja oikeiden kumppaneiden avulla saimme sen tapahtumaan tavalla, joka tuntui sekä sujuvalta että hauskalta.

Miten saimme osallistujat tulemaan paikalle ja vähensimme no-showta?

Keskityimme vahvasti selkeään ja kiinnostavaan viestintään. Tekstiviestimuistutukset, visuaalisesti houkuttelevat sähköpostit ja poisjääntimaksu auttoivat meitä ylläpitämään korkeaa osallistumisprosenttia.

Miten löysitte tapahtumapaikan?

Verkostomme kautta! Charlotte pyysi vinkkejä jo suunnitteluprosessin alkuvaiheessa, ja Regeringsgatan 63 osoittautui täydelliseksi pop-up-tilaksi, jossa on paljon jalankulkijoita – paikan ohi kulkee noin 43 000 ihmistä päivittäin.

Oliko tapahtuman järjestäminen kallista?

Ei niin kallista kuin luulisi! Yhteistyökumppanuuksien, käytännönläheisen osallistumisen ja fiksujen valintojen (kuten kalusteiden vuokraamisen Hygglon kautta ja lavan maalaamisen itse) avulla pidimme kustannukset alhaisina. Yksinkertaisuutta parhaimmillaan.

Mikä oli tärkeintä, jotta tapahtumasta tuli "tunnistettava"?

Brändäys! Työskentelimme värien, tuoksujen, logojen ja selkeän visuaalisen identiteetin parissa, joka näkyi kaikessa nimikylteistä lavasuunnitteluun. Se loi tunnistettavuutta ja vahvan identiteetin tunteen. Myös henkilökohtainen ote teki suuren eron. Olivia Andsberg Lyytiltä ja Charlotte Dunhoff bookysta olivat kasvot kaiken viestinnän takana ja he olivat paikan päällä koko viikon tapaamassa ja keskustelemassa osallistujien kanssa. Uskomme (ja toivomme!), että se auttoi luomaan tervetulleen ja tutun tunnelman.

Mikä oli tärkein oppi tapahtumasta?

Uskalla tehdä jotain odottamatonta – ja tee se yhdessä. Sen ei tarvitse olla täydellistä, mutta sen pitäisi tuntua aidolta. Ja älä unohda: jatkotoimet ovat aivan yhtä tärkeitä kuin itse tapahtuma.