Tapahtumat ovat täydellinen työkalu sinulle, joka haluat kasvattaa myyntiputkeasi, vahvistaa brändiäsi ja vakiinnuttaa asemaasi omalla alallasi. Tapahtumien avulla pystyt myös ylläpitämään jo olemassa olevia suhteita nykyisiin asiakkaisiin ja erottautumaan työnantajana harmaasta massasta. Tapahtumista on siis moneksi!
Miten sitten saadaan maksimaalinen hyöty irti tapahtumista? Tapahtumien budjetti saattaa olla rajallinen niin rahallisesti kuin ajallisesti, joten kokosimme sinulle alle muutamia vinkkejä hyvien tuloksien saavuttamiseen rajatulla budjetilla.
Selkeä prosessi on kaiken a ja o
Helpoin tapa saada asioita aikaan pienellä panoksella on laatia selkeä prosessi, jonka mukaan jokainen tapahtuma etenee. Vaikka tapahtumat eroavatkin toisistaan, on niillä useita eri yhtymäkohtia ja samankaltaisuuksia. Hyödynnä näitä oman prosessin rakentamisessa.
Kun prosessi on valmis, jokainen organisaation jäsen voi aloittaa helposti tapahtumien luomisen kuluttamatta siihen tuhottomasti aikaa. Oma prosessi kannattaakin suunnitella huolella, sillä vaikka se alkuun vaatii enemmän aikaa, loppujen lopuksi se tulee selkeyttämään ja nopeuttamaan tapahtumien luomista tulevaisuudessa. Selkeä prosessi auttaa sinua myös skaalaamaan tapahtumia ylös- tai alaspäin budjetin, ajankohdan ja tulosten mukaan.
Alla muutamia blogeja, oppaita ja template-pohjia tapahtumaprosessin luomisen inspiraatioksi. Sisällön saat auki otsikkoa klikkaamalla.
- Lue blogisarjamma, joka keskittyy osallistujakokemukseen, tapahtumastrategian luomiseen sekä tapahtumaportfolion hallinnoimiseen
Kaikki kolme osa-aluetta liittyvät tiukasti toisiinsa. Olemme koonneet blogeihin teorian tueksi myös käytännön esimerkkejä. - Valitse oikea tapahtumatyyppi
Live, online vai hybridi? Oppaamme avulla osaat valita oikean tapahtumatyyppi seuraavaan tapahtumaasi. - Luo oma tapahtumaviestintä suunnitelma
Haali kokoon enemmän osallistujia ja vähennä no-shown riskiä hyvällä viestinnällä. Pohjamme avulla pystyt suunnittelemaan kaiken viestinnän kutsuista kiitos-viestiin saakka. - Varmista, että tapahtumasi tiedot ovat turvassa
Kokosimme listan helpottamaan tapahtumien turvallista käsittelyä. Katso tästä vastaavatko tapahtumasi viimeisimpiä GDPR-säädöksiä. - Mittaa ja vertaile tapahtumia keskenään
Isoin hinta, jonka osallistuja maksaa tapahtumasta, on siihen käytetty aika. Mittaa kaikkia tapahtumia Experience Value Scoren (EVS) avulla ja selvitä ovatko tapahtumasi osallistujan ajan arvoisia. Käyttämällä EVS:ää saat arvokasta tietoa mitkä osat tapahtumista toimivat ja mitkä vaativat vielä hienosäätöä. - Tapahtuma retro-pohja
Retro tulisi järjestää jokaisen tapahtuman jälkeen. Retron aikana saatu palaute käydään läpi, analysoidaan kerättyä dataa ja tehdään johtopäätökset tulevaisuutta varten. Lataa tästä kätevä pohja omia retrojasi varten.
Pyydä tekoäly apuun
Kun prosessisi on valmis on aika aloittaa seuraavan tapahtuman suunnittelu. Tekoälyä hyödyntämällä voit nopeuttaa sisällön luomista sekä tuottaa laadukasta tapahtumaviestintää, joka saa osallistujiin liikettä.
Tekoälyä voit myös hyödyntää oikean tilan löytämisessä, budjetoinnissa tai vaikkapa strategian hiomisessa. Kokosimme alle muutamia vinkkejä tekoälyn hyödyntämiseen sekä esimerkkisovelluksia kuten ChatGPT tai Jasper:
Ideat tapahtumiin: Pyydä tekoälyltä ideoita tapahtumaasi varten, oli kyseessä sitten paikka, puhujaehdotukset tai teema. Käytä pohjatietona kohdeyleisösi erityispiirteitä.
Budjetti: Suunnittele budjettisi ja optimoi kulusi. Käytä tekoälyä selvittääksesi kuinka voit ottaa kaiken irti budjetistasi ja löytääksesi alueita, joissa voit säästää kustannuksista tinkimättä laadusta.
Tutki kohdeyleisöäsi: Käytä tekoälyä analysoimaan yleisöäsi ja heidän käytöstään. Tämä voi antaa sinulle näkökulmaa siihen, mikä heitä viehättää ja kiinnostaa. Tieto auttaa sinua luomaan tapahtuman, jota osallistujasi eivät todellakaan halua ohittaa.
Oikea aika ja paikka: Maksimoi osallistujien määrä valitsemalla oikea paikka ja aika tapahtumallesi. Käytä tekoälyä analysoimaan dataa menneistä tapahtumista ja muista samaan aikaan järjestettävistä tapahtumista. Saatat löytää yllättävää tietoa siitä, missä ja milloin tapahtuma kannattaa järjestää. Mikäli tapahtuma on livenä, voit myös saada apua parhaan mahdollisen paikan löytämisessä.
Markkinointistrategia: Luo kustannustehokas markkinointistrategia ja maksimoi viestintäsi näkyvyys (engagement) tekoälyä käyttäen. Etsi ehdotuksia työkaluista sosiaalisen median ja sähköpostin käyttämiseen. Voit jopa kysyä vinkkejä tapahtumasi promoamiseen ja kasvattaa ilmoittautujien määrää.
Tapahtuman markkinointi ja mainostaminen: Tapahtuman sisällön luominen, markkinointi ja mainostaminen voivat viedä paljon aikaa ja raastaa hermoja. Tekoälyn avulla voit nopeuttaa ja helpottaa tehtävää.
Sisällöntuotanto: Luo relevanttia ja mukaansatempaavaa sisältöä. Saat apua blogipostausten, sosiaalisen median sisällön, kuvien ja videoiden luomiseen. Etsi myös uusia tapoja kiinnittää kohdeyleisösi huomio. Tekoäly voi auttaa sinua analysoimaan kohdeyleisöäsi.
Saadaksesi parhaan mahdollisen lopputuloksen anna tekoälylle käsiteltäväksi mahdollisimman paljon tietoa, vaarantamatta kuitenkaan ilmoittautuneiden yksityisyyden suojaa. Tällaisia tietoja voivat olla mm: ikä, kiinnostuksen kohteet, tittelit, työssä kohdattavat haasteet, sijainti tai organisaation toimiala. Pyydä tekoälyä luomaan erilaisia sisältöjä joita voit vielä itse hioa sopiviksi jokaiselle osallistujalle.
Optimoi sisältöstrategiasi tekoälyä käyttämällä. Käytä hyväksesi keräämääsi tietoa siitä mikä toimii ja mikä ei. Tutki esimerkiksi miten sosiaalisen median postauksesi ja sähköpostisi menestyvät. Tämän jälkeen saat ehdotuksia, joiden avulla voit parantaa viestintäsi eri mittareita sekä saamaan enemmän osallistujia tapahtumaasi.
Suosittelemme aina tarkastamaan tekoälyn avulla luodut materiaalit. Vaikka saattaa tuntua houkuttelevan helpolta vain kopioida ja liittää tekoälyn tuottama sisältö paikalleen, on tärkeää pitää ohjat omissa hyppysissä. Tarkasta sisältöjen olevan brändillesi uskollisia sekä varmista ettei tuotettu sisältö sisällä asiavirheitä. Pieni inhimillinen kosketus vain lisää viestisi vetovoimaa.
Hyödynnä kumppaneita
Mitäpä jos kutsuisit apuun yhteistyökumppaneita tai sponsoreita? Heidän avullaan voit saada lisäbudjettia tai apukäsiä tapahtuman järjestämiseen. Kumppaneiden mukaan ottaminen myös tarkoittaa heidän kohdeyleisönsä tavoittamista.
Kumppaneita pohtiessa on hyvä miettiä ketkä sopisivat tapahtuman sisällön kanssa yhteen? Ketkä tuottavat osallistujille lisäarvoa ja kenen avulla voit laajentaa tapahtuman osallistujaprofiilia?
Hyödynnä kumppanin toimitiloja, heidän osaamistaan ja asiakaskuntaa. Halutessanne voitte myös jakaa kulut, jolloin molemmat osapuolet saavat isomman tapahtuman halvemmalla, kuin mihin olisivat yksin pystyneet.
Automatisoi kaikki mitä voit
Tapahtumien järjestäminen on aikaa vievää puuhaa, joten kannattaa pyrkiä automatisoimaan mahdollisimman monia työvaiheita kuin vain mahdollista.
Lyytin tapahtumanhallintajärjestelmän avulla voit:
- Yhtenäistää kaiken viestinnästä ilmoittautumisiin brändin mukaiseksi ja varmistaa ettei yksikään työvaihe mene sivu suun.
- Säästää aikaa kun ilmoittautumiset ja viestintä saadaan automatisoitua.
- Tehdä dataan perustuvia johtopäätöksiä tapahtuman tuloksista. Tiesitkö että 93% Lyytin käyttäjistä on parantanut palautteen keräämistä järjestelmän avulla? Näitä tietoja hyödyntäen he ovat voineet tehdä tapahtumistaan entistä parempia!
- Säästää rahaa käyttämällä yhtä järjestelmään kaikkiin tapahtuma tarpeisiin.
- Varmistat osallistujien tietojen olevan turvassa. Lyyti noudattaa GDPR-säädöksiä ja auttaa sinua hallinnoimaan, jakamaan ja anonymisoimaan tietoja tapahtuman aikana ja sen jälkeen.
- Erottautua massasta näyttävän tapahtumaviestinnän avulla. Hyödynnä ajastettuja sähköposteja ja tekstiviestejä tapahtumaa ennen, sen aikana ja jälkeen.
- Personoida viestintää osallistujalle sopivaksi. Tutkimukset osoittavat osallistujien vastaavan myönteisesti viesteihin, jotka on kohdistettu ja personoitu juuri heille. Mikäli kynästä ei juuri nyt irtoa mitään säväyttävää sisältöä, pyydä apua ChatGPT:ltä. 😉
Hyödyntämällä oikeita työkaluja vietät vähemmän aikaa tapahtuman manuaalisten vaiheiden parissa ja enemmän aikaa luovien sisältöjen tuottamisessa.
Hero photo by Tim Mossholder
